Aanvraagprocedure bestuursbeurs hoofdlijnen

De aanvraagprocedure voor bestuursbeurzen geldt voor:

  • erkende studentenorganisaties die op de Bijlage staan (zie hier) en/of voor
  • organisaties die Bestuursbeurzen voor specifieke activiteiten toegekend hebben gekregen voor het studiejaar 2019-2020.

Andere studentenorganisaties kunnen géén aanspraak maken op bestuursmaanden.

 

De aanvraagprocedure in 8 stappen:

 Stap 1.

  • De studentenorganisatie checkt welke (kandidaats)bestuursleden voldoen aan de voorwaarden voor een bestuursbeurs. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de informatie over bestuursbeurzen die je op deze site vindt;
  • De studentenorganisatie weet dat als een bestuursbeurs wordt aangevraagd voor iemand die hier geen recht op heeft, de studentenorganisatie deze bestuursbeurs kwijt kan raken;
  • De studentenorganisatie is er verantwoordelijk voor dat de UU en HU tijdig (bij voorkeur vóór medio augustus 2019) via bestuursbeurs1920@uu.nl geïnformeerd worden over eventuele wijzigingen in contactgegevens en contactpersonen.

 Stap 2.

De UU stuurt medio augustus een e-mail aan de contactpersoon van de studentenorganisatie. In deze e-mail zit:

  • een instructie voor het verdelen van de bestuursbeurzen;
  • de voorwaarden voor het kunnen ontvangen van een bestuursbeurs;
  • een excelbestand.

 Stap 3.

De studentenorganisatie volgt de instructie uit de e-mail op. Dit houdt in:

  • Het invullen van een excel-bestand met namen van kandidaten inclusief studentnummers en functies;
  • Het verdelen van het beschikbare budget over de kandidaten; en
  • Het terugsturen van het bestand aan de Universiteit Utrecht vóór de volgende deadlines:
    1 november 2019 voor studentbestuurders die een maximale bestuursbeurs van € 4250 krijgen en voor studentbestuurders die tussen 1 juli 2019 en 1 november 2019 in functie treden.
    1 februari 2020 voor studentbestuurders die een maximale bestuursbeurs van € 4250 krijgen en voor studentbestuurders die tussen 1 november 2019 en 1 februari 2020 in functie treden.
    1 mei 2020 voor studentbestuurders (in de praktijk zijn dit commissieleden) die tussen 1 februari 2020 en 1 juni 2020 in functie treden. Deze groep studentbestuurders kan tot uiterlijk 1 juni 2020 een bestuursbeurs aanvragen. Het is dus van belang dat de contactpersoon tijdig de studentbestuurder voordraagt voor een bestuursbeurs.

Nogmaals, let op: als je hier iemand opgeeft die achteraf geen recht had op een bestuursbeurs, raak je het geld van deze bestuursbeurs kwijt.

 Stap 4.

De Universiteit Utrecht:

  • geeft aan de Hogeschool Utrecht de gegevens van de HU-studenten door;
  • stuurt de opgegeven UU-studenten (studentbestuurders) een digitale uitnodiging om de bestuursbeurs via OSIRIS-zaak aan te vragen:
    • eerst krijgt het kandidaat-bestuurslid dat een bestuursbeurs van € 4250 ontvangt, een uitnodiging;
    • vanaf medio september 2019 krijgen de overige kandidaat-bestuursleden een uitnodiging.

 Stap 5.

Het kandidaat-bestuurslid:

  • is verantwoordelijk voor het organiseren van de randvoorwaarden om in aanmerking te komen voor een bestuursbeurs (denk bijvoorbeeld aan de in- of uitschrijving bij de universiteit, het aanvragen van uitstel van afstuderen wanneer dit van toepassing is, het eventueel stopzetten van studiefinanciering). Zie hier voor meer informatie.
  • geeft aan op het digitale aanvraagformulier of hij/zij gebruik wil maken van de voorziening Collegegeldvrij besturen. Dit kan alleen als de studentbestuurder een bestuursbeurs van € 4250 ontvangt;
  • dient de aanvraag via OSIRIS-zaak in vóór aanvang van de bestuursactiviteit.

Stap 6.

Het college van bestuur van de Universiteit Utrecht stuurt binnen vier weken een formeel besluit aan de studentbestuurder via de e-mail. De volledige tekst van het besluit is terug te lezen in OSIRIS-zaak.

Stap 7.

Een toegekend bedrag wordt tot en met augustus 2020 in gelijke termijnen uitbetaald.

Voorbeeld: Emma vraagt begin september 2019 haar bestuursbeurs van € 1500 aan. De uitbetaling start in de maand oktober 2019. De € 1500 aan bestuursbeurs wordt verdeeld over de maanden oktober 2019 tot en met augustus 2020. Dit zijn 11 maanden. Per maand krijgt zij € 136,66.

Stap 8.

De Universiteit Utrecht houdt gedurende het studiejaar 2019-2020 een paar steekproeven. Blijkt een kandidaat-bestuurslid tijdens de steekproef achteraf niet te voldoen aan de voorwaarden, dan wordt de volledige bestuursbeurs ingetrokken. Het geld mag niet worden herverdeeld.

Let op: stopt een bestuurder tussentijds met het bestuur, dan moet dit gemeld worden aan de Universiteit Utrecht en/of Hogeschool Utrecht.