FAQ Corona

Bestuursbeurzen en bestuursopvolging 

Kan ik in het studiejaar 2020-2021 later beginnen met collegegeldvrij besturen (bijvoorbeeld als de vereniging weer open is)? 

Collegegeldvrij besturen is een uitzonderingsvoorziening die wettelijk alleen voor de duur van één jaar kan worden afgegeven. Collegegeldvrij besturen is dus alleen mogelijk van 1 september t/m 31 augustus. In deze periode mag je op geen enkele wijze deelnemen aan het Hoger Onderwijs. Bestuurders die van plan zijn om naast hun bestuursactiviteiten onderwijs te volgen, kunnen net als de meeste andere studentbestuurders doen, gebruik maken van de standaardregeling voor bestuursbeurzen. 

Hoe zit het straks met de Toetsing van onze organisatie als wij de afgelopen maanden geen activiteiten hebben kunnen organiseren, of niet kunnen voldoen aan de 75/25%-regel, en/of de 100 leden niet halen? 

Wij zijn ons ervan bewust dat het (verenigings)leven door de corona-crisis enorm is veranderd. Dit geldt niet alleen voor het restant van collegejaar 2019-2020, maar zal in ieder geval ook voor 2020-2021 het geval zijn. Welk effect dit precies gaat hebben op onze uitvoering en besluitvorming, bijvoorbeeld tijdens de Toetsing, is nu nog niet bekend. Uiteraard zullen wij hier rekening mee gaan houden. 

 

Activiteiten op UU/HU-terrein of in panden 

De UU en HU zijn zo groot, kunnen wij onze activiteiten ook in jullie panden of buiten op het Science Park organiseren? 

De UU en HU hebben van de overheid toestemming om slechts een zeer beperkt aantal mensen richting het Science Park en de andere onderwijsgebouwen te laten komen. Dit komt o.a. omdat de overheid wil voorkomen dat grote massa’s mensen zich met auto, fiets of OV verplaatsen. Daarom zijn onze gebouwen alleen voor specifieke doelgroepen, voor specifieke activiteiten, en tijdens specifieke momenten opengesteld. Onderwijsactiviteiten hebben hierbij vanzelfsprekend voorrang. 

De Universiteit Utrecht wil studentenorganisaties wel graag de mogelijkheid bieden om af en toe te vergaderen. Je moet er rekening mee houden dat de mogelijkheden voorlopig zeer beperkt zijn en dat het altijd nodig is vooraf te reserveren. De capaciteit van zalen en ruimtes is beperkt, dus er zullen alleen kleine groepen zoals besturen en commissies kunnen vergaderen. Ledenvergaderingen zijn voorlopig niet op locatie mogelijk. 

Reserveringen gaan via het FSC Meldformulier en vergaderen kan tussen 08:30 tot 16:30. Het gaat dan om de volgende zalen waar een beperkte capaciteit voor is: 

  • Zaal 0.33A – 6 personen 
  • Zaal 0.33C – 8 personen 
  • Zaal 0.33E – 3 personen 
  • Zaal 0.33F – 6 personen 
  • Mathias Jorritsenzaal – 12 personen 

Het is belangrijk dat je je houdt aan de afgesproken tijden en maximaal aantal personen. Verder vragen we je de richtlijnen die je voorafgaand aan de vergadering ontvangt strikt na te leven. Deze optie in het Bestuursgebouw is voor alle erkende studentenorganisaties beschikbaar. 

  

Introductietijd 

Wat is het HU en UU-beleid voor studentenorganisaties rondom de introductieperiode? 

Het beleid is: 

  • Introducties vinden plaats in de periode waarin zij altijd al plaatsvonden: zo zorgen we ervoor dat onze eerstejaarsstudenten zich, net als in andere jaren, aan het begin van het studiejaar thuis voelen in de stad, vrienden maken, en een vangnet hebben om op terug te vallen. 
  • De Utrechtse introducties voldoen aan de voorwaarden zoals gesteld door de Rijksoverheid (RIVM), Gemeente, en de voorwaarden van de UU en/of HU. Dit betekent dat fysieke activiteiten toegestaan zijn, mits de 1.5m-samenleving gewaarborgd wordt.  

Dit betekent dat de introducties georganiseerd kunnen worden. Echter dient dit afgestemd te worden met de (HU en UU) locaties, instituten en/of opleidingen om te kijken of er in de gebouwen activiteiten mogelijk zijn.  

Waarom hanteren de UU en HU dit beleid? 

De UU en HU nemen hun verantwoordelijkheid als het gaat om het zo veel mogelijk beperken van de verspreiding van het coronavirus. Enerzijds heeft Nederland sinds kort te maken met lichte versoepelingen in het overheidsbeleid, anderzijds moeten we ook rekening houden met het risico van een nieuwe besmettingsgolf en het opnieuw aanscherpen van maatregelen. Voor de onderwijsinstellingen speelt tevens mee dat hun verantwoordelijkheid verder reikt dan alleen de activiteiten op locatie, zoals op het Utrecht Science Park. De (lokale) overheid legt ook beperkingen op om te voorkomen dat grote groepen mensen in beweging komen, gebruik maken van openbaar vervoer of fietspaden, en zich verplaatsen naar en binnen de stad. De activiteiten van de een hebben consequenties voor de mogelijkheden van de ander. Belangrijk is dus dat we samen moeten optrekken. 

Na 1 september is er waarschijnlijk meer mogelijk. Mag ik mijn introductie-activiteiten verzetten naar een datum ná 1 september? 

De colleges willen nadrukkelijk de UIT, KMT en opleidingsintroducties niet uitstellen of verplaatsen naar data verderop in het jaar. De reden hiervoor is dat het studiejaar ‘gewoon’ gaat starten in september en dat dan introductie in de stad, kennismaking met studentenorganisaties en met elkaar kan plaatsvinden. 

Als introductie-activiteiten ook niet later in het jaar georganiseerd mogen worden, betekent dit dan dat er later in het jaar ook geen feesten/borrels georganiseerd mogen worden? 

Mocht de lokale overheid aangeven dat er na 1 juli grotere bijeenkomsten binnen de 1,5m-samenleving mogelijk zijn, dan kan een studentenorganisatie deze activiteiten aanbieden. Uiteraard is dit ook afhankelijk van de afspraken die er op dat moment gelden met de lokale overheid, de Veiligheidsregio en de instellingen. Deze activiteiten vallen dan echter niet meer onder de noemer van KMT (gezelligheidsverenigingen) of introductie. 

Omdat het heel onduidelijk is hoe de corona-crisis gaat verlopen, raden we jullie dringend aan om terughoudend te zijn met het organiseren van (grotere) fysieke activiteiten ook richting de toekomst. Uiteraard is het goed om optimistisch te zijn en perspectief te bieden aan leden, maar wintersportreizen of kampen plannen en uitgaves voordoen is onverstandig. (Financiële) gevolgen zijn voor eigen risico. 

Wat zijn alternatieven voor onze introductie? 

Het is verstandig om ervoor te zorgen dat alle elementen van de introductie op een digitale manier plaats kunnen vinden. Denk hierbij aan digitale opdrachten in groepjes, pubquiz, een Tinder-achtige omgeving voor jaarclubs. Binnen de richtlijnen van de overheid en het RIVM zijn er beperkte fysieke activiteiten mogelijk, maar hier moet te allen tijde rekening worden gehouden met: 

  • het voorkomen van verplaatsing van grotere groepen personen in, naar en buiten de stad 
  • de mogelijkheid dat de maatregelen van de overheid opnieuw verscherpt zullen worden. 
  •   

Wij raden jullie daarom aan om tenminste twee scenario’s klaar te hebben liggen voor de introductie en het verenigingsjaar: 

  • eentje met alle activiteiten digitaal 
  • aanvullend op het digitale programma, fysieke activiteiten volgens de huidige richtlijnen van het RIVM 

  

Controleren van activiteiten 

Moet ik al mijn plannen voorleggen aan de UU en HU? 

Nee dit hoeft niet. De UU en HU zijn niet de handhavers van de coronamaatregelen. Jullie zijn hiervoor zelf verantwoordelijk. Wij adviseren jullie wel dringend om zeer voorzichtig om te gaan met de ruimte die geboden wordt door de (lokale) overheden. We leven in een tijd dat je bijna dagelijks opnieuw moet toetsen wat mogelijk is en wat de maatschappij acceptabel vindt: 

  • Houd je aan de richtlijnen van het RIVM. Benut de ruimte, maar zoek niet de grenzen (“het grijze gebied”) op. Denk aan je maatschappelijke verantwoordelijkheid. 
  • Geef het goede voorbeeld. Het bestuur van een studentenorganisatie heeft ook de rol om richtinggevend en corrigerend te zijn naar (aspirant)leden. 
  • Houd altijd rekening met het kunnen terugschalen van de activiteiten. 

Wie controleert mijn activiteiten? 

Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat je activiteiten volgens de geldende (maatschappelijke) normen en regels plaatsvinden. Als je ook maar enige twijfel hebt, consulteer dan de Gemeente en/of GGD. 

Wanneer is een activiteit een evenement? 

In principe moet je voor een evenement een vergunning hebben. Maar let op: een activiteit kan al snel een evenement worden! Zo kan een barbecue in een park door de Gemeente snel gezien worden als een vergunningplichtige activiteit. Zorg dus dat je dit van tevoren checkt en toestemming hebt. 

  

Ondersteuning 

Hoe gaan de HU en UU de studentenorganisaties ondersteunen? 

De medewerkers van de HU en UU proberen studentenorganisaties bij te staan, bijvoorbeeld door advies en informatie te geven. Houd hen vooral op de hoogte van wat er bij jouw vereniging of organisatie speelt en welke vragen jij hebt. Waar mogelijk kunnen zij met hun antwoord aan jou ook andere organisaties helpen. 

Kunnen we aanspraak maken op financiële steun? 

De UU en HU maken het mogelijk voor studentenorganisaties om in 2020 activiteitensubsidie aan te vragen voor standaardactiviteiten die extra kosten met zich meebrengen vanwege corona. Lees hier verder. Deze subsidie is echter niet bedoeld voor bijvoorbeeld misgelopen inkomsten en annuleringskosten. Het lastige aan de huidige crisis is dat het voor iedereen onduidelijk is hoe lang deze situatie gaat duren en hoe erg de schade, óók voor de UU en HU, gaat worden. Wij adviseren studentenorganisaties daarom om goed in kaart te brengen wat er met de organisatie gebeurt als bijvoorbeeld minder eerstejaars lid worden, activiteiten geen doorgang vinden, ouderejaars niet opnieuw inschrijven, en sponsorcontracten niet verlengd worden. Breng ook in kaart op welke punten er eventueel bezuinigd kan worden. 

Tips: 

  

Meer informatie 

Waar kan ik alle informatie vinden? 

Onze mailberichten worden verstuurd naar het dagelijks bestuur van de erkende studentenorganisaties. Daarnaast wordt de nieuwsbrief binnen de UU doorgestuurd naar de assessoren van de verschillende faculteiten. Als je deze berichten wilt ontvangen verwijzen wij je door naar hetzij je eigen bestuur, hetzij je assessor. Via facebook en de website van Bestuurlijk Actief Utrecht vind je ook de laatste versie van de e-mails. 

Bij wie kunnen we terecht met vragen? 

Algemene hulplijnen: 

  • Gemeente Utrecht coronalijn: 14 030. www.utrecht.nl/corona 
  • RIVM publieksinformatienummer over corona: 0800 – 1351