FAQ Corona

Coronabeleid n.a.v. persconferentie 13 oktober

Het coronabeleid van de UU en HU is gebaseerd op de richtlijnen van de overheid, GGD, en VeiligheidsregioOns algemene beleid (bijvoorbeeld met betrekking tot studieplekken) kun je op onze webpagina’s teruglezen: 

Wat is het Coronabeleid op en rond de UU m.b.t. studentenorganisaties? 

  1. Bestuurskamers. Alle studentenorganisaties met een bestuurskamer mogen met 1 en max. 2 personen per kamer gebruik blijven maken van hun kantoor (dit is afhankelijk van de regels in je gebouw). Gebouwen blijven wel open, maar er is een dringend advies om zoveel mogelijk thuis te werken. Van bestuurs- en commissievergaderingen verwachten we dat jullie deze zoveel mogelijk digitaal laten plaatsvinden.
  2. Alle evenementen en bijeenkomsten op locatie gaan niet door. Dit geldt bijvoorbeeld voor alle evenementen van studentenorganisaties, Studium Generale en buluitreikingen. Trainingen worden zoveel mogelijk online georganiseerd (tenzij dat echt niet anders kan
  3. Studie- en wintersportreizen in het buitenland. Deze hebben tot nader order geen doorgang. We raden ook af om deze te plannen. Mocht de situatie in de loop van het studiejaar verbeteren, zullen we hier opnieuw naar kijken. Jullie ontvangen hier dan bericht over.
  4. UU Drinkgelegenheden Studenten. Alle horeca op het USP gaat dicht, evenals de UCU-bar. Kantines blijven wel open. De Olympos bar is weer dicht (sportkantine), Parnassos was al dicht en blijft dicht. 
  5. Sporten kan alleen individueel of zeer beperkt in teamverband, conform richtlijnen overheid. Olympos zal hier zelf ook over communiceren.

 

 Wat is het Coronabeleid op en rond de HU m.b.t. studentenorganisaties?

  1. In ieder geval tot 20 oktober geldt dat je alleen naar de HU mag komen om onderwijs te volgen of te geven, of voor aan het onderwijs gerelateerde activiteiten die absoluut noodzakelijk zijn;  
  2. De overige onderwijsgerelateerde activiteiten die fysiek op de HU plaatsvinden, zoals onderzoek en evenementen, gaan niet door (m.u.v. het lab-gebonden onderzoek);  
  3. De niet onderwijsgerelateerde activiteiten, inclusief de activiteiten die in de herstart als ‘high impact’ zijn benoemd, gaan niet door; 
  4. Studentbestuurders kunnen geen gebruik maken van de bestuurskamers in de HU gebouwen. Alleen die studentbestuurders die door privéomstandigheden niet thuis kunnen werken kunnen na toestemming van de instituutsdirecteur gebruik maken van de bestuurskamer. Dit is conform de regeling die ook voor medewerkers gehanteerd wordt.  

 

Waarom hanteren de UU en HU dit beleid? 

Natuurlijk moeten de UU en HU zich net als elk ander bedrijf houden aan de richtlijnen van de overheid. De UU en HU nemen daarnaast ook hun verantwoordelijkheid als het gaat om het zo veel mogelijk beperken van de verspreiding van het coronavirus. Nederland heeft helaas veel eerder dan verwacht te maken met een tweede coronagolf. Met name onder studenten verspreidt het coronavirus zich schrikbarend snelDe meeste besmettingen onder 18-25 jarigen vinden plaats in studentenhuizen. De UU en Hwillen voorkomen dat ook de onderwijsinstellingen een besmettingshaard wordenhet onderwijs stil komt te liggen vanwege zieke docenten en studenten, en het onderwijs straks weer volledig digitaal moet wordenDe activiteiten van de een hebben consequenties voor de mogelijkheden van de ander. Belangrijk is dus dat we samen moeten optrekken.  

 

Wat is een noodverordening?  

Nederland is opgedeeld in verschillende veiligheidsregio’s. Utrecht valt onder de Veiligheidsregio Utrecht (VRU)Als het kabinet een persconferentie houdt en bijzondere maatregelen neemt, dan worden deze maatregelen verwerkt in een noodverordening van de Veiligheidsregio. Vaak verwerkt de Veiligheidsregio zelf ook nog eigen maatregelen in deze noodverordening. Zo kunnen er per veiligheidsregio verschillen zijn. 

 Een noodverordening is geldig totdat deze vervangen wordt door een nieuwe noodverordening of totdat de noodverordening wordt ingetrokken of van rechtswege aflooptJe kunt er van uit gaan dat zolang er geen vaccin of geneesmiddel voor corona is, we een noodverordening hebben. 

 De burgemeester van Utrecht is de voorzitter van de VRU. Check onderstaande sites om de meest recente Utrechtse maatregelen terug te lezen: 

 

Reserveren locaties op UU-terrein of in panden 

Kunnen wij een vergaderzaal reserveren bij de UU? 

Zoals je hierboven hebt kunnen lezen, zijn sociale activiteiten op dit moment niet toegestaan op UU-locaties, en ook niet op het buitenterrein. De Universiteit Utrecht wil studentenorganisaties wel graag de mogelijkheid bieden om af en toe te vergaderen als het digitaal echt niet mogelijk is. Je moet er rekening mee houden dat de mogelijkheden zeer beperkt zijn en dat het altijd nodig is vooraf te reserveren. Er kunnen alleen kleine groepen aan de vergadering deelnemen. Ledenvergaderingen zijn niet mogelijk op locatie.

  • Sportverenigingen: neem contact op met verhuur@olympos.nl. 
  • Culturele verenigingen: neem contact op met verhuur.parnassos@uu.nl. 
  • Studieverenigingen: neem contact op met je faculteitsdirecteur en verenigingen van REBO met facility.rebo@uu.nl 
  • Gezelligheidsverenigingen: vergaderen in eigen pand. 
  • Alle erkende (UU)studentenorganisaties: mogelijkheden tot vergaderen in het Bestuursgebouw. Reserveringen gaan via het FSC Meldformulier en vergaderen kan tussen 08:30 tot 16:30. Het gaat om de volgende zalen waar een beperkte capaciteit voor is: 
    1. Zaal 0.33A – 6 personen 
    2. Zaal 0.33C – 8 personen 
    3. Zaal 0.33E – 3 personen 
    4. Zaal 0.33F – 6 personen 
    5. Mathias Jorritsenzaal – 12 personen 

Het is belangrijk dat je je houdt aan de afgesproken tijden en maximaal aantal personen. Verder vragen we je de richtlijnen die je voorafgaand aan de vergadering ontvangt strikt na te leven. 

  

Introductieactiviteiten 

Zijn introductieactiviteiten toegestaan? 

Sinds de noodverordening van augustus zijn alle introductieactiviteiten van studentenorganisaties in principe verboden. Wil je toch een introductie- of kennismakingsactiviteit organiseren? Weet dan dat dit slechts in een beperkt aantal gevallen mogelijk is. Bovendien moet je altijd eerst ontheffing aanvragen. De procedure hiervoor kun je nalezen op: https://bestuurlijkactiefutrecht.nl/corona/ontheffingsprocedure-introductieactiviteiten/

Wat is het HU en UU-beleid voor studentenorganisaties rondom de introductieperiode? 

Het beleid is: 

  • Introducties vinden plaats in de periode waarin zij altijd al plaatsvonden: zo zorgen we ervoor dat onze eerstejaarsstudenten zich, net als in andere jaren, aan het begin van het studiejaar thuis voelen in de stad, vrienden maken, en een vangnet hebben om op terug te vallen. 
  • De Utrechtse introducties voldoen aan de voorwaarden zoals gesteld door de Rijksoverheid (RIVM), Veiligheidsregio, en de voorwaarden van de UU en/of HU. Zie ook de ontheffingsprocedure

Waarom hanteren de UU en HU dit beleid? 

De UU en HU nemen hun verantwoordelijkheid als het gaat om het zo veel mogelijk beperken van de verspreiding van het coronavirus, zeker nu we onverwachts al veel eerder te maken hebben met een nieuwe coronagolf. Voor de onderwijsinstellingen speelt tevens mee dat hun verantwoordelijkheid verder reikt dan alleen de activiteiten op locatie, zoals op het Utrecht Science Park. De (lokale) overheid legt ook beperkingen op om te voorkomen dat grote groepen mensen in beweging komen, gebruik maken van openbaar vervoer of fietspaden, en zich verplaatsen naar en binnen de stad. De activiteiten van de een hebben consequenties voor de mogelijkheden van de ander. Belangrijk is dus dat we samen moeten optrekken. 

Hoe zit het met de kennismakingstijd van gezelligheidsverenigingen?

De KMT moet plaatsvinden tijdens de periode die hier altijd al voor gold. Omdat de gezelligheidsverenigingen zich moeten houden aan de Gedragscode en de kennismakingstijd gemonitord wordt door een externe adviescommissie zijn geen activiteiten toegestaan met een ontgroeningsachtig karakter die normaliter in de KMT zouden plaatsvinden.Gezelligheidsactiviteiten later in het studiejaar die bedoeld zijn om elkaar en de vereniging te leren kennen kunnen wel doorgaan. Natuurlijk geldt voor alle activiteiten die plaatsvinden, dat de dan geldende richtlijnen vanuit UU, HU, en (lokale) overheden strikt worden gehanteerd.

 

Controleren van activiteiten 

Moet ik al mijn plannen voorleggen aan de UU en HU? 

Nee dit hoeft niet. De UU en HU zijn niet de handhavers van de coronamaatregelen. Jullie zijn hiervoor zelf verantwoordelijk. Wij adviseren jullie wel dringend om zeer voorzichtig om te gaan met de ruimte die geboden wordt door de (lokale) overheden. We leven in een tijd dat je bijna dagelijks opnieuw moet toetsen wat mogelijk is en wat de maatschappij acceptabel vindt: 

  • Houd je aan de richtlijnen van het RIVM. Benut de ruimte, maar zoek niet de grenzen (“het grijze gebied”) op. Denk aan je maatschappelijke verantwoordelijkheid. 
  • Geef het goede voorbeeld. Het bestuur van een studentenorganisatie heeft ook de rol om richtinggevend en corrigerend te zijn naar (aspirant)leden.  
  • Houd altijd rekening met het kunnen terugschalen van de activiteiten. 
  • Plan voorlopig geen grotere (en dure) activiteiten, zoals reisjes naar het buitenland. Het risico is te groot dat je deze moet afzeggen.

Wie controleert mijn activiteiten? 

Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat je activiteiten volgens de geldende (maatschappelijke) normen en regels plaatsvinden. Als je ook maar enige twijfel hebt, consulteer dan de Gemeente en/of GGD. 

Wanneer is een activiteit een evenement? 

In principe moet je voor een evenement een vergunning hebben. Maar let op: een activiteit kan al snel een evenement worden! Zo kan een barbecue in een park door de Gemeente snel gezien worden als een vergunningplichtige activiteit. Zorg dus dat je dit van tevoren checkt en toestemming hebt. 

 

Bestuursbeurzen en bestuursopvolging 

 

Kan ik in het studiejaar 2020-2021 later beginnen met collegegeldvrij besturen (bijvoorbeeld als de vereniging weer open is)? 

Collegegeldvrij besturen is een uitzonderingsvoorziening die wettelijk alleen voor de duur van één jaar kan worden afgegeven. Collegegeldvrij besturen is dus alleen mogelijk van 1 september t/m 31 augustus. In deze periode mag je op geen enkele wijze deelnemen aan het Hoger Onderwijs. Bestuurders die van plan zijn om naast hun bestuursactiviteiten onderwijs te volgen, kunnen net als de meeste andere studentbestuurders doen, gebruik maken van de standaardregeling voor bestuursbeurzen. 

Hoe zit het straks met de Toetsing van onze organisatie als wij de afgelopen maanden geen activiteiten hebben kunnen organiseren, of niet kunnen voldoen aan de 75/25%-regel, en/of de 100 leden niet halen? 

Wij zijn ons ervan bewust dat het (verenigings)leven door de corona-crisis enorm is veranderd. Dit geldt zowel voor het collegejaar 2019-2020, als in ieder geval voor 2020-2021. Welk effect dit precies gaat hebben op onze uitvoering en besluitvorming (bijvoorbeeld tijdens de Toetsing) is nu nog niet bekend. Uiteraard zullen wij jullie hier tijdig over informeren.  

  

Ondersteuning 

Hoe ondersteunen de HU en UU de studentenorganisaties? 

De medewerkers van de HU en UU proberen studentenorganisaties bij te staan, bijvoorbeeld door advies en informatie te geven. Houd hen vooral op de hoogte van wat er bij jouw vereniging of organisatie speelt en welke vragen jij hebt. Waar mogelijk kunnen zij met hun antwoord aan jou ook andere organisaties helpen. 

Kunnen we aanspraak maken op financiële steun? 

De UU en HU maken het mogelijk voor studentenorganisaties om in ieder geval in 2020 activiteitensubsidie aan te vragen voor standaardactiviteiten die extra kosten met zich meebrengen vanwege corona. Lees hier verder. Deze subsidie is echter niet bedoeld voor bijvoorbeeld misgelopen inkomsten en annuleringskosten. Het lastige aan de huidige crisis is dat het voor iedereen onduidelijk is hoe lang deze situatie gaat duren en hoe erg de schade, óók voor de UU en HU, gaat worden. Wij adviseren studentenorganisaties daarom om goed in kaart te brengen wat er met de organisatie gebeurt als bijvoorbeeld minder eerstejaars lid worden, activiteiten geen doorgang vinden, ouderejaars niet opnieuw inschrijven, en sponsorcontracten niet verlengd worden. Breng ook in kaart op welke punten er eventueel bezuinigd kan worden. 

Tips: 

  

Meer informatie 

Waar kan ik alle informatie vinden? 

Onze mailberichten worden verstuurd naar het dagelijks bestuur van de erkende studentenorganisaties. Daarnaast wordt de nieuwsbrief binnen de UU doorgestuurd naar de assessoren van de verschillende faculteiten. Als je deze berichten wilt ontvangen verwijzen wij je door naar hetzij je eigen bestuur, hetzij je assessor. Via facebook en de website van Bestuurlijk Actief Utrecht vind je ook de laatste versie van de e-mails. 

Bij wie kunnen we terecht met vragen? 

Algemene hulplijnen: 

  • Gemeente Utrecht coronalijn: 14 030. www.utrecht.nl/corona 
  • RIVM publieksinformatienummer over corona: 0800 – 1351 

 

Disclaimer: wij proberen deze site zo goed en zo snel mogelijk up to date te brengen. Het doorvoeren van wijzigingen kost echter veel tijd. Vaak moeten we deze namelijk met meerdere partijen afstemmen. Mocht je twijfelen over het antwoord op de FAQ’s of iets zien dat onduidelijk is: mail ons via studentenparticipatie@hu.nl en/of bestuurlijkactiefuu@uu.nl.