Tijdens deze impactsessie “het stokje overdragen” hebben de aanwezige bestuurders het gehad over een goede overdracht, wat daar voor nodig is en waar je allemaal aan kan denken.Deze input hebben we verwerkt tot een visual (onderaan pagina) die je kunt gebruiken als basis voor het vormgeven, verbeteren of aanpassen van jullie overdracht. Hieronder zijn de punten van de visual iets breder uitgelicht. We hebben de tips per onderwerp geclusterd.
Overdracht algemeen
- Bespreek vroeg voor de overdracht hoe jullie het gaan inrichten en wat de verwachtingen zijn zodat je als geheel bestuur er achter staat en op dezelfde wijze overbrengt naar het nieuwe bestuur.
- Verdeel de overdracht in grofweg 3 stukken; op papier, in de praktijk meelopen en trainingen.
- Schriftelijk is in de vorm van een overdrachtsdocument. Hieronder volgen nog tips hoe dat in te richten.
- Het nieuwe bestuur in de praktijk mee laten lopen. Op die manier krijgen ze kennis mee in kleine stukjes en in de praktijk wat voor veel dingen beter werkt dan een grote informatieflow op papier.
- Voor trainingen is het goed om zowel aan inhoudelijke als sociale dingen te denken. Op sociaal vlak kan je denken aan een cobo-cursus of andere bondingsactiviteiten (bestuursoverdrachtsweekend). Belangrijk om vroeg in te plannen zodat ook iedereen er bij is. Daarnaast kan je een lijst met trainingen en dingen maken jij veel aan gehad hebt tijdens je bestuursjaar zodat opvolgers dat ook kunnen doen.
- De overdracht/inwerking stopt niet direct met de wissel. Het nieuwe bestuur zal nog met vragen zitten. Wees duidelijk hoe jullie als oud-bestuur hier mee om gaan, in hoeverre je nog mee wil lopen, tips wil geven en vraag wat het nieuwe bestuur wenselijk vindt. Belangrijk om te waken dat dit niet ervaren wordt als ‘controle’.
- Zorg voor genoeg tijd voor de overdracht en speling
- Focus niet puur alleen op taakjes overdragen, want dit krijgen nieuwe bestuurders wel onder de knie maar maak het nieuwe bestuur bewust van de mindset en verantwoordelijkheid die bij de functie komt kijken.
Overdrachtsdocument
- Zorg dat er een algemeen stuk is waarin de belangrijke taken en dingen staan uitgericht. Idealiter is dit een basis die jaarlijks minimaal gewijzigd hoeft te worden
- Per functie stukjes informatie. Ook hiervoor belangrijk dat er een basis staat. Daarnaast ook van belang dat alle nieuwe bestuursleden dit ook een keer doorlezen van elkaar.
- Geef een samenvatting van het jaar en wees transparant. Wat hebben jullie gedaan, wat niet en vooral waarom? Op die manier zijn de overwegingen duidelijk, en deze zijn vaak van meerwaarde (of voorkomen dat dezelfde discussie een jaar later weer plaats gaat vinden)
- Hou gedurende het jaar het overdrachtsdocument bij met de dingen waar je tegen aan loopt, mee wil geven, achter bent gekomen. Als je dit pas doet in voorbereiding op de overdracht is dit een hele grote taak én heb je wellicht niet meer motivatie hiervoor.
Algemene tips voor nieuwe bestuurders
- Vergeet de KVK-inschrijving niet
- Zorg dat je van je medebestuursleden weet wat de andere doet, neem ook de inwerkstukken van elkaar door.
- Zorg voor goed contact met je oud-bestuurders, vraag duidelijk wat ze jou kunnen bieden (ook na het bestuursjaar)
- Leer elkaar kennen op sociaal vlak en vorm zo een goed team
Bestuur af en nu?
- Zet een goede deadline voor jezelf; vanaf wanneer ben je echt oud-bestuur, ga je uit de mail, ben je niet meer verantwoordelijk.
- Weet dat het niet perfect kan, heb vertrouwen in het nieuwe bestuur, laat ze zelf dingen uitzoeken, fouten maken en vragen stellen. Dat hoort bij de ontwikkeling als nieuwe bestuurder die je zelf ook hebt meegemaakt.
- Geef jezelf de tijd om even te ‘ontbesturen’. Het bestuursjaar is intensief en vraagt veel aandacht. Na die tijd kan het even zoeken zijn waar je je aandacht en energie in gaat steken. Dat is niet erg en hoef je niet te forceren. Dat is ook iets wat je kunt bespreken met je oud-bestuurders.
Rol als oud bestuur
- Communiceer duidelijk en open met het nieuwe bestuur over wat ze nodig hebben, en wat ze zelf wenselijk vinden.
- Spreek met je eigen bestuur af hoe jullie je als oud-bestuur opstellen, en maak dit duidelijk aan het nieuwe bestuur.
- Wees je bewust dat je ook na je bestuursjaar door sommige mensen nog actief gezien wordt als bestuurder. Je kan er voor kiezen om even wat meer afstand te nemen zodat je weer terug komt in de rol als lid van de vereniging.
- Maak aan het nieuwe bestuur duidelijk dat je er voor ze bent en dat je vertrouwen in hun hebt, dit steuntje in de rug kan belangrijk zijn
