Activiteitensubsidie

Algemene informatie

Activiteitensubsidie is in principe bedoeld voor bijzondere activiteiten die niet jaarlijks plaatsvinden en door een erkende studentenorganisatie georganiseerd worden voor studenten van de UU en/of HU.

Vanwege de corona-crisis is het in ieder geval tot het einde van het kalenderjaar 2020 ook mogelijk om activiteitensubsidie aan te vragen voor extra kosten die gemaakt moeten worden voor standaardactiviteiten: denk hierbij aan het huren van een grotere zaal voor koorrepetities of extra kosten voor AV-ondersteuning omdat een activiteit digitaal georganiseerd moet worden.

Studieverenigingen kunnen geen gebruik maken van activiteitensubsidie. Zij kunnen terecht bij hun eigen faculteit, instituut, (in het geval van HU-studieverenigingen) bij OSHU en (in het geval van UU-studieverenigingen) bij Vidius en/of STUF, het Utrechts Universiteitsfonds.

Voor welke activiteiten is de activiteitensubsidie?

Lees de formele en algemene voorwaarden voor activiteitensubsidie in het Beleidskader en de subsidieregeling. Houd er rekening mee dat het budget van Hogeschool Utrecht en de Universiteit Utrecht niet onbeperkt is en veel studentenorganisaties hier gebruik van kunnen maken.

  1. De standaard activiteitensubsidie is bedoeld voor:
  • een nieuwe en/of vernieuwende activiteit met een subsidieverzoek waarbij het gevraagde bedrag maximaal 50% van de begroting uitmaakt;
  • activiteiten zoals een eenmalig congres, lustrumactiviteiten, of het opstarten van een nieuwe studentenorganisatie; en
  • activiteiten die niet in aanmerking komen voor ondersteuning via de kleine activiteitensubsidies van de koepelverenigingen (zie hier).

  De standaard activiteitensubsidie is niet bedoeld voor activiteiten zoals:

  • een jaarlijks terugkerend toernooi of buitenlandse reis;
  • een dies of activiteiten tijdens de UIT; en
  • standaardactiviteiten (zoals kantoorkosten, een almanak, of onkostenvergoeding voor bestuurders).

Omdat veel studentenorganisaties extra kosten moeten maken vanwege de coronabeperkingen, hebben wij de mogelijkheden voor het aanvragen van activiteitensubsidie uitgebreid. Vanwege corona mag je in ieder geval in 2020 ook verzoeken indienen voor extra kosten die jullie maken voor standaardactiviteiten: denk hierbij aan het huren van een grotere zaal voor koorrepetities of extra kosten voor AV-ondersteuning omdat een activiteit digitaal georganiseerd moet worden.

Daarnaast vervallen de gestelde deadlines voor het indienen van een activiteitensubsidie. Dit betekent dat er, tenminste tot 31 december 2020, op elk moment een aanvraag ingediend kan worden die door de onderwijsinstellingen in behandeling wordt genomen. De activiteitensubsidie is en blijft een garantiesubsidie. Dit betekent dat de aanvraag ingediend moet zijn voorafgaand aan de activiteit. Hierop wordt eenmalig een uitzondering gemaakt voor activiteiten tussen 1 juli en 1 oktober. Hiervoor kan met terugwerkende kracht subsidie worden aangevraagd. Hiervoor gelden de volgende eisen:

  1. De corona activiteitensubsidie is bedoeld als gedeeltelijke tegemoetkoming van:
  • Extra kosten die gemaakt worden vanwege corona-beperkingen voor de doorgang van de standaardactiviteiten

   De corona activiteitensubsidie is niet bedoeld:

  • voor annuleringskosten;
  • als compensatie voor gederfde inkomsten;
  • voor eerder georganiseerde activiteiten (eenmalige uitzondering voor activiteiten tussen 1 juli en 1 oktober);
  • activiteiten zonder inhoudelijke content;
  • voor activiteiten die ondanks negatieve adviezen toch worden georganiseerd;
  • voor activiteiten die in aanmerking komen voor ondersteuning via de kleine activiteitensubsidies van de koepelverenigingen (zie hier);

Door de verruiming en het loslaten van de deadlines geldt dat de de beschikbare activiteitensubsidie eerder op kan zijn en organisaties op het einde van het jaar geen geld meer kunnen aanvragen (op=op)

Aanvraagprocedure

Je verzoek kun je indienen via dit formulier. Zorg ervoor dat je in ieder geval de volgende informatie bij de hand hebt voordat je begint aan je verzoek:

  • Adresgegevens en IBAN-nummer
  • Beknopt activiteitenplan
  • Begroting, met tenminste:
    • Het bedrag dat jouw organisatie zelf bijdraagt
    • Het bedrag dat wordt gevraagd van de Universiteit Utrecht en/of Hogeschool Utrecht
    • De bijdrage van de deelnemers
    • De inkomsten van andere subsidieverleners
    • De inkomsten uit sponsoring

Als je je verzoek hebt ingediend, krijg je een automatische ontvangstbevestiging met een kopie van je aanvraag. Je ontvangt binnen zes weken na de deadline het besluit op je verzoek. Zorg er voor dat je aanvraag vóór de deadline is ingestuurd, anders verschuift de behandeling van het verzoek naar de volgende vergadering. De deadlines zijn elk jaar op 1 oktober, 1 januari, 1 maart, 1 mei en 1 juli. Voor de rest van 2020 worden deze deadlines losgelaten in verband met corona.

Heb je tussentijds vragen over je subsidieaanvraag? Neem dan contact op met de medewerkers van de UU en HU. Hier kun je ook na afloop van het evenement je financiële afrekening naar toe sturen.

NB: kijk ook eens onder Bestuursbeurzen voor specifieke activiteiten. Voor sommige eenmalige activiteiten is het mogelijk om een bestuursbeurs aan te vragen (deadline 1 mei).