Activiteitensubsidie

Algemene informatie

Activiteitensubsidie is in principe bedoeld voor bijzondere activiteiten die niet jaarlijks plaatsvinden en door een erkende studentenorganisatie georganiseerd worden voor studenten van de UU en/of HU. Vanwege de corona-crisis is het in het academisch jaar 2020-2021 echter óók mogelijk om activiteitensubsidie aan te vragen voor extra kosten die jouw organisatie maakt voor standaardactiviteiten: denk hierbij aan het huren van een grotere zaal voor koorrepetities of extra kosten voor AV-ondersteuning omdat een activiteit digitaal georganiseerd moet worden. Hieronder staan beide varianten beschreven.

De formele en algemene voorwaarden voor activiteitensubsidie kun je teruglezen in het Beleidskader en de subsidieregeling die je terug vindt op deze pagina. Houd er rekening mee dat het budget van Hogeschool Utrecht en de Universiteit Utrecht niet onbeperkt is en veel studentenorganisaties hier gebruik van kunnen maken. Op = op!

 

-> De standaard activiteitensubsidie:  

Deze subsidie is bedoeld voor:

  • een nieuwe en/of vernieuwende activiteit met een subsidieverzoek waarbij het gevraagde bedrag maximaal 50% van de begroting uitmaakt;
  • activiteiten zoals een eenmalig congres, lustrumactiviteiten, het internationaliseren van je studentenorganisatie, of het opstarten van een nieuwe studentenorganisatie; en
  • activiteiten die niet in aanmerking komen voor ondersteuning via de kleine activiteitensubsidies van de koepelverenigingen (zie hier).

De standaard activiteitensubsidie is niet bedoeld voor activiteiten zoals:

  • een jaarlijks terugkerend toernooi of buitenlandse reis;
  • een dies of activiteiten tijdens de UIT; en
  • standaardactiviteiten (zoals kantoorkosten, een almanak, of onkostenvergoeding voor bestuurders).

Studieverenigingen kunnen geen gebruik maken van deze activiteitensubsidie. Zij kunnen terecht bij hun eigen faculteit, instituut, (in het geval van HU-studieverenigingen) bij OSHU en (in het geval van UU-studieverenigingen) bij Vidius en/of STUF, het Utrechts Universiteitsfonds.

De activiteitensubsidie is een garantiesubsidie. Dit betekent dat de aanvraag ingediend moet zijn voorafgaand aan de activiteit. Normaliter zijn de deadlines voor het aanvragen van deze activiteitensubsidie: 1 januari, 1 maart, 1 mei, 1 juli en 1 oktober. Vanwege de coronacrisis hanteren we deze deadlines tijdelijk niet en kun je op elk moment je verzoek indienen volgens de procedure die hieronder beschreven staat.

-> De corona activiteitensubsidie:  

Omdat veel studentenorganisaties extra kosten moeten maken vanwege de coronabeperkingen, hebben wij de mogelijkheden voor het aanvragen van activiteitensubsidie uitgebreid. Vanwege corona mag je in ieder geval in 2020-2021 ook verzoeken indienen voor extra kosten die gemaakt worden voor standaardactiviteiten: denk hierbij aan het huren van een grotere zaal voor koorrepetities of extra kosten voor AV-ondersteuning omdat een activiteit digitaal georganiseerd moet worden. Je kunt op elk moment gedurende het jaar een aanvraag indienen. De activiteitensubsidie is een garantiesubsidie. Dit betekent dat de aanvraag ingediend moet zijn voorafgaand aan de activiteit.

De corona-activiteitensubsidie is niet bedoeld:

  • voor annuleringskosten;
  • als compensatie voor gederfde inkomsten;
  • voor eerder georganiseerde activiteiten (eenmalige uitzondering voor activiteiten tussen 1 juli en 1 oktober);
  • activiteiten zonder inhoudelijke content;
  • voor activiteiten die ondanks negatieve adviezen toch worden georganiseerd;
  • voor activiteiten die in aanmerking komen voor ondersteuning via de kleine activiteitensubsidies van de koepelverenigingen (zie hier).

 

Aanvraagprocedure

Je verzoek voor de gewone activiteitensubsidie en voor de corona-activiteitensubsidie kun je indienen via dit formulier. Zorg ervoor dat je in ieder geval de volgende informatie bij de hand hebt voordat je begint aan je verzoek:

  • Adresgegevens en IBAN-nummer
  • Beknopt activiteitenplan
  • Begroting, met tenminste:
    • Het bedrag dat jouw organisatie zelf bijdraagt
    • Het bedrag dat wordt gevraagd van de Universiteit Utrecht en/of Hogeschool Utrecht
    • De bijdrage van de deelnemers
    • De inkomsten van andere subsidieverleners
    • De inkomsten uit sponsoring

Als je je verzoek hebt ingediend, krijg je een automatische ontvangstbevestiging met een kopie van je aanvraag. Je ontvangt binnen zes weken na ontvangst het besluit op je verzoek. Door de verruiming en het loslaten van de deadlines geldt dat de de beschikbare activiteitensubsidie eerder op kan zijn en organisaties aan het einde van het jaar geen geld meer kunnen aanvragen (op=op). Heb je tussentijds vragen over je subsidieaanvraag? Neem dan contact op met de medewerkers van de UU en HU. Hier kun je ook na afloop van het evenement je financiële afrekening naar toe sturen.

NB: kijk ook eens onder Bestuursbeurzen voor specifieke activiteiten. Voor sommige eenmalige activiteiten is het mogelijk om een bestuursbeurs aan te vragen (deadline 1 mei).