Procedure Toetsing Studentenorganisaties
Iedere drie jaar worden alle erkende studentenorganisaties getoetst door de HU en UU. Tijdens dit Toetsingsjaar wordt geoordeeld of zij erkend zullen blijven en gebruik mogen maken van voorzieningen van de HU en UU. Ook wordt vastgesteld voor hoeveel basissubsidie en bestuursbeurzen de organisatie in aanmerking komt tijdens de komende drie collegejaren.
In september 2024 is het nieuwe Beleid Erkenning & Ondersteuning Studentenorganisaties vastgesteld. Als onderdeel van het nieuwe Beleid wordt niet enkel meer tijdens een toetsingsjaar gegevens opgevraagd, maar is het noodzakelijk om elk jaar informatie aan te leveren. Onderstaand is uitgeschreven hoe deze procedure precies in zijn werk gaat. Het is belangrijk om deze informatie te kennen en zo mogelijk op te nemen in de overdrachtsdocumenten van je organisatie.
In februari 2025 zijn alle deelnemende organisaties aan afgelopen Toetsing geïnformeerd over de uitslag. Deze uitslag geldt voor de collegejaren 2025-2026, 2026-2027 en 2027-2028. Voor het aanvragen van de beurzen moet je als bestuur ieder jaar acties ondernemen. Hiervoor organiseren we jaarlijks een voorlichtingsbijeenkomst waar niet alleen de voorwaarden maar ook de aanvraagprocedure wordt toegelicht. In de eerste van de drie collegejaren ontvangt de organisatie de basissubsidie automatisch. Om voor de basissubsidie in aanmerking te blijven komen is het noodzakelijk dat deze subsidie wordt verantwoord aan het einde van het collegejaar.
In juni ontvangt de vereniging vanuit Bestuurlijk Actief een verantwoordingsformulier. In dit formulier moet worden aangegeven waar de subsidie aan besteed is. De subsidie voor het nieuwe jaar wordt enkel uitbetaald als aan deze verplichting is voldaan, de subsidie daadwerkelijk is besteed en er geen gekke dingen uit deze verantwoording komen. Daarnaast dient het verantwoordingsformulier ook als input voor de Toetsing van 2027 en de daaropvolgende cyclus van drie collegejaren. Afhankelijk van of de studentenorganisatie een vereniging of een stichting is, is de verdere uitvraag verschillend.
Voor verenigingen
Bij verenigingen vragen we naast de algemene gegevens en subsidie verantwoording het ledenaantal op. Dit dient ingevuld te worden in de categorieën: UU-student, HU-student, HKU-student, MBO-student, overige onderwijsinstellingen en niet-student. Het is van belang dat duidelijk is in welke categorie een lid valt en dat deze cijfers naar waarheid worden ingevuld. De ledenaantallen die in de komende 3 jaar worden ingevuld, worden bij elkaar opgeteld en gedeeld door 3. Dit gewogen gemiddelde is het aantal leden dat telt tijdens de Toetsing in 2027 en waar het aantal beurzen en subsidie voor de volgende cyclus op is gebaseerd. Naast dit ledenaantal dient er een korte toelichting te worden gegeven op of het ledenaantal gestegen of gedaald is ten aanzien van afgelopen jaar en waar dit door komt.
Als peildatum voor het ledenaantal houden we 1 mei aan. Dit moment wordt aangehouden omdat het ledenaantal op dat moment niet veel zal veranderen. Als UU- en HU-studenten tellen niet enkel de studenten mee die op dat actuele moment staan ingeschreven, maar ook studenten die maximaal 12 maanden geleden nog ingeschreven stonden. Voor dit jaar (2026) komt het er dus op neer dat leden die ingeschreven stonden tussen 1 mei 2025 en 1 mei 2026 meetellen als UU/HU-lid.
Jaarlijks wordt ook van elke vereniging gevraagd om de ledenlijst te sturen om dit aantal te checken. Het aanleveren hiervan dient op AVG-proof wijze te gebeuren, volgens de gestuurde instructie.
Het is van belang dat de ledenadministratie op orde is, denk aan juiste studentnummers, toestemming om deze te delen, een net opgemaakte lijst en studenten die afgestudeerd zijn niet meer meetellend. Alle studenten die geen HU of UU student blijken te zijn tellen als lid niet mee voor het beurzenaantal.
Ter voorbereiding op het opsturen van de gegevens sturen de instellingen in maart een aankondiging en herinnering voor het dan zittende bestuur, zodat de ledenlijst op peildatum 1 mei in orde is.
Voor stichtingen
Stichtingen hebben geen leden en kunnen dit zodoende ook niet doorgeven. Naast de algemene gegevens en de verantwoording van de subsidie vragen we daarom op hoeveel UU & HU studenten de organisatie heeft dat jaar heeft bereikt inclusief een toelichting. Het is dus van belang dat gedurende het jaar het bereik van evenementen of ander bereik wordt bijgehouden zodat een weldoordacht en beargumenteerd aantal kan worden doorgegeven in deze verantwoording. In het daadwerkelijke Toetsingsjaar (2027 is het volgende jaar) ontvangt het bestuur van de stichting een uitgebreidere vragenlijst en vindt er een gesprek plaats met het Toetsingsteam.
Uitslag Toetsing 2024 Studentenorganisaties
De Toetsing 2024 heeft plaatsgevonden op basis van het Beleid Erkenning en Ondersteuning Studentenorganisaties. In juli 2024 zijn alle erkende organisaties geïnformeerd over dit nieuwe beleid en hebben zij de vragenlijst ontvangen voor de Toetsing 2024. Vervolgens zijn alle opgestuurde gegevens bekeken, getoetst en verwerkt en daaruit is de uitslag gekomen. Alle deelnemende organisaties zijn op 20 februari geinformeerd over de uitslag. Deze uitslag geldt voor de collegejaren 2025-2026, 2026-2027 en 2027-2028.
Omdat de organisaties zich nog niet goed konden voorbereiden op het nieuwe beleid en de daaruit voortkomende toetsingsuitslag, is er in de Toetsing 2024 een overgangsperiode toegepast. Deze overgangsperiode houdt in dat er bij de uitslag van de Toetsing 2024 een demping plaats vind van 50% voor de periode 2025-2028. Dit betekent dat een organisatie die volgens de toetsingsuitslag 2024 in aanmerking komt voor bijvoorbeeld een toename/afname van 10 beurseenheden ten opzichte van de toetsingsuitslag 2021, deze gedempt wordt naar een toename/afname van 5 beurseenheden. In het geval er geen rond getal uitkomt is er naar boven afgerond. Op deze manier hebben de organisaties meer ruimte om te wennen aan de nieuwe situatie. Voor de basissubsidies is hetzelfde mechanisme in werking gesteld.
Studieverenigingen HU
Neem contact op via studentparticipatie@hu.nl voor vragen over deze Toetsing. De uitslag is te vinden in Bijlage uitslag toetsing studieverenigingen HU 25-28
Uitslag Toetsing 2024 Studieverenigingen UU
Studieverenigingen van de UU zijn getoetst door het faculteitsbestuur van de faculteit waar zij onder vallen. Faculteiten kunnen hierbij hun eigen criteria hanteren. Deze Toetsing heeft ook in 2024 plaatsgevonden en daaruit is de Verdeling Beurseenheden studieverenigingen 25-28 gekomen voor de collegejaren 2025-2026, 2026-2027, 2027-2028. Studieverenigingen zijn hierover geïnformeerd door hun eigen faculteit. Neem contact op met de contactpersoon of studentassessor van je faculteit wanneer hier vragen over zijn.