Ontheffingsprocedure Introductieactiviteiten

Het kabinet heeft beperkende maatregelen getroffen als het gaat om het organiseren van wervings- en introductieactiviteiten door studentenorganisaties. De reden hiervoor is dat het aantal corona-besmettingen met name onder jongeren momenteel enorm toeneemt en dit een groot risico oplevert voor de algehele volksgezondheid. De maatregelen met betrekking tot de introductieactiviteiten kun je teruglezen in artikel 2.a van de Noodverordening. Hierin staat:

Studentenorganisaties mogen alleen activiteiten op locatie (=fysieke activiteiten) organiseren in het kader van werving en introductie van studenten, mits de activiteiten:

  • kleinschalig en informatief zijn; en
  • gericht zijn op sport (sportverenigingen) of studie (studieverenigingen) of de onderlinge kennismaking; en
  • plaatsvinden tussen 6.00 uur ‘s ochtends en 22.00 uur ‘s avonds; en
  • er geen alcohol genuttigd wordt; én
  • de activiteit is goedgekeurd door de Veiligheidsregio of de betrokken onderwijsinstellingen.

Vanzelfsprekend geldt voor deze activiteiten dat zij ook aantoonbaar voldoen aan de andere verplichte corona-maatregelen uit de noodverordening (zoals een gezondheidscheck, hygiënemaatregelen, 1,5 meter afstand, registratie van de contactgegevens van personen en er wordt gewerkt met aanmelding/reservering). Dit moet allemaal heel duidelijk blijken uit je ontheffingsverzoek!

Wanneer heb je geen ontheffing nodig?

Je hoeft geen ontheffing aan te vragen voor reguliere en standaardactiviteiten, die niet in het kader van werving of introductie georganiseerd worden. Dit zijn activiteiten waar alle leden gelijkwaardig zijn. Dien voor deze activiteiten dan ook géén ontheffingsverzoek in. Heb je twijfels, neem dan contact op met de VRU.

Uiteraard dienen deze activiteiten wel voldoen aan de regels uit de noodverordening en moeten de basisregels altijd in acht worden genomen. Het organiseren van dergelijke activiteiten is op eigen verantwoordelijkheid en risico.

 

Ontheffing aanvragen?

A. Ontheffingsprocedure Studieverenigingen Universiteit Utrecht

Klik hier

B. Ontheffingsprocedure Studieverenigingen Hogeschool Utrecht

Neem contact op met je instituutsdirecteur

C. Ontheffingsprocedure voor alle andere studentenorganisaties

De Universiteit Utrecht en Hogeschool Utrecht fungeren in deze procedure slechts als portal.

  1. Om je te kunnen helpen jouw activiteit ook echt door te laten gaan, is het belangrijk dat je op je aanvraag voor een ontheffing zo volledig mogelijk beschrijft wat je gaat organiseren, hoe het programma er uitziet en om welke locatie(s) het gaat. Vul het formulier dus zo compleet mogelijk en naar waarheid in. Laat geen onderdelen van het programma weg [schrijf dus niet alleen dat je “een spel” gaat spelen, maar beschrijf dit spel ook]. 
  2. Heb je meerdere activiteiten gepland in de komende weken? Dien deze verzoeken dan gelijktijdig in, zodat ze gebundeld afgehandeld kunnen worden.
  3. Als je het formulier hebt ingediend, komt het direct terecht bij Gemeente Utrecht. De Gemeente Utrecht schrijft een advies, en stuurt dit advies naar de Veiligheidsregio Utrecht.
  4. De Veiligheidsregio neemt een besluit. Dit besluit wordt gecommuniceerd aan de UU en HU, die dit vervolgens op deze website publiceren.

—–> Klik hier voor het aanvraagformulier (niet voor studieverenigingen!)

 

Belangrijke aandachtspunten voor alle aanvragen: 

  • Als studentenorganisatie blijf je, óók na de ontheffing, zelf verantwoordelijk voor de activiteit en het volgen van alle richtlijnen.
  • De UU en HU zijn geen handhavers en controleren ook niet of de activiteit conform verzoek wordt uitgevoerd. Handhaving gebeurt vanuit de Gemeente.
  • Heb je een activiteit op universiteitsterrein gepland? Zorg dat je van de terreineigenaar en security ook toestemming hebt! Hiervoor kun je contact opnemen met de evenementencoördinator via 030-253 95 95 of je vraag stellen via de self-service portal.
  • Vergeet niet dat je naast de ontheffing op grond van de Noodverordening soms ook een evenementenvergunning moet aanvragen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer er bouwsels (podium, kraam, tafels en stoelen) geplaatst worden of wanneer de openbare ruimte wordt afgezet met hekken. In dat geval moet je een aanvraagformulier voor een evenementenvergunning, inclusief planvorming en plattegronden, indienen en rekening houden met een behandeltermijn van een aantal weken (maximaal 6). Voor het in behandeling nemen van de aanvraag zijn leges verschuldigd (EUR 197,40). Wanneer je van de Veiligheidsregio ontheffing krijgt, zal de gemeente je informeren of ook een vergunning nodig is.
  • Als het een aanvraag betreft met meer dan 30 deelnemers welke onderverdeeld worden in kleinere groepen, dan mag binnen de groepen niet gewisseld worden met deelnemers gedurende de activiteiten. Er mogen ook geen plenaire activiteiten met alle deelnemers plaatsvinden en de start en eind moet gefaseerd verlopen. Doel is te zorgen dat er zo min mogelijk contacten kunnen plaatsvinden.
  • Daarnaast is het voor binnen-activiteiten belangrijk dat dit alleen “statische” activiteiten kunnen zijn, zoals een informatie- of welkomsbijeenkomst, waarbij de studenten op vaste plaatsen kunnen zitten. De meeste besmettingen vinden binnen plaats.

 

Deadlines

Let op: zorg dat je ontheffingsverzoek ruim vóór aanvang van de activiteit is ingediend en zo duidelijk mogelijk is. De Gemeente en VRU ontvangen zeer veel ontheffingsverzoeken. Onderstaand schema loopt regelmatig vertraging op omdat organisaties geen complete aanvragen indienen of zich niet aan de procedure houden. Per week zijn er 2 deadlines:

  • Maandag 13.00 uur waarna er geprobeerd wordt om het besluit in dezelfde week op woensdag te publiceren (geen garantie); en
  • Woensdag 13.00 uur waarna er geprobeerd wordt in dezelfde week op vrijdag te publiceren (geen garantie).

Als een verzoek na de deadline binnenkomt verschuift deze automatisch naar de volgende deadline.

 

Besluiten VRU / Jurisprudentie

Klik hier voor een overzicht met activiteiten waar inmiddels ontheffing voor is verleend.