Bestuursbeurzen voor specifieke activiteiten

Wanneer jouw studentenorganisatie een activiteit gaat organiseren die niet binnen het reguliere activiteitenprogramma valt, kun je aanvraag doen voor bestuursbeurzen voor specifieke activiteiten. Het is daarbij niet van belang of jouw organisatie ook reguliere bestuursbeurzen ontvangt. Je moet natuurlijk wel voldoen aan de voorwaarden uit het Beleidskader en de bestuursbeurzenregeling.

Voorwaarden

  • Jouw studentenorganisatie is erkend door de UU en HU.
  • Jouw studentenorganisatie is géén studie- of facultaire vereniging. Studieverenigingen kunnen terecht bij hun eigen opleidings-, instituuts-, of faculteitsdirectie voor het aanvragen van een bestuursbeurs.
  • Het betreft een specifieke activiteit: denk hierbij aan een lustrum, (niet jaarlijks) congres of het opstarten van een nieuwe studentenorganisatie.
  • Het verzoek is ingediend via het digitale aanvraagformulier.
  • De aanvraag is ingediend vóór 1 mei in het collegejaar voorafgaand aan het jaar waarin de bestuursactiviteit aanvangt en/of plaatsvindt. Een voorbeeld: organiseer je in juni 2019 een groot congres en beginnen de voorbereidingen hiervoor in oktober 2018? Dan moet je verzoek uiterlijk 1 mei 2018 bij ons zijn ingediend (en niet 1 mei 2019).

 

Aanvraagprocedure

Als  je het digitale aanvraagformulier invult, houd dan het volgende bij de hand:

  • Beknopt activiteitenplan
  • Begroting, met tenminste:
    • Het bedrag dat jouw organisatie zelf bijdraagt
    • De bijdrage van de deelnemers
    • De inkomsten uit sponsoring
    • De inkomsten van subsidieverleners

Als je je verzoek hebt ingediend, krijg je een automatische ontvangstbevestiging met een kopie van je aanvraag. Je ontvangt vervolgens binnen zes weken na de deadline van 1 mei een besluit. De toekenning is afhankelijk van de beschikbare gelden bij de Universiteit Utrecht en Hogeschool Utrecht.

NB: Vergeet niet dat je voor bijzondere activiteiten misschien ook in aanmerking kunt komen voor activiteitensubsidie.

 

Uitkering Bestuursbeurs voor specifieke activiteiten

Als jouw studentenorganisatie te horen heeft gekregen dat er Bestuursmaanden voor specifieke activiteiten zijn toegekend, dan kunnen deze bestuursmaanden op precies dezelfde wijze worden aangevraagd als de reguliere bestuursmaanden. In het kort:

  • De voorzitter ontvangt in augustus een mail met de procedure.
  • De voorzitter verdeelt in de bestuursmaanden over bestuurs- en commissieleden die voldoen aan de eisen van de bestuursbeurzenregeling.
  • De individuele bestuurders/commissieleden ontvangen vervolgens een mail waarmee zij hun individuele verzoek kunnen indienen.